Dem Aufbau eines effizienten IKS ist in öffentlichen Verwaltungen zunehmende Bedeutung zuzumessen. Die Eidgenössische Finanzkontrolle EFK fordert dies von den Bundesämtern. Zunehmend werden auch in den kantonalen Verwaltungen umfassende IKS- Systeme aufgebaut. Die Gemeinden sind über entsprechende kantonale Regelungen ebenfalls dazu angehalten.
Ein IKS-System, welches die operationellen und finanziellen Ziele sowie Compliance-Vorgaben einer Organisationseinheit unterstützen soll, berücksichtigt bei seinem Aufbau die Flexibilität der Prozesse, die Wesentlichkeit der Dokumentation von Prozessen, sowie die verfügbaren Ressourcen und zeitlichen Anforderungen an die Abläufe.
Risiken liegen in der Umgehung von Regelungen und Prozessschritten, nicht eingehaltenen Schwellenwerten, der Durchführung von pro forma Aktivitäten oder dem Zugriff von IT-Personal auf produktive Daten. Solche Risiken sind bei den Geschäftsprozessen und den dabei ausgeführten Aktivitäten zu suchen.
Die Dokumentation der IKS-relevanten Geschäftsprozesse, die Zuordnung der Risiken zu den Aktivitäten in diesen Prozessen und die Hinterlegung dieser Risiken mit wirksamen Massnahmen zu deren Verhinderung ist damit eine Voraussetzung für ein effizientes IKS. Dadurch kommt es zu einer verstärkten Einbindung der Mitarbeiter der Organisationseinheit in die Sicherstellung des ordentlichen Geschäftsablaufes und des Risikomanagements.
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